Электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: кто обязан и как перейти

✅ Статья актуальна на август 2026 года. Учтены требования Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

С 1 сентября 2026 года бумажная транспортная накладная на коммерческую перевозку груза уходит в прошлое: документы оформляются в электронном виде через государственную систему ГИС ЭПД. Изменение касается не только перевозчиков — под него попадают интернет-магазины, продавцы на маркетплейсах и любой бизнес, который отправляет или получает товар наёмным транспортом.

Я собрал в одной статье всё, что нужно знать малому бизнесу: кто обязан переходить, кто в исключениях, как подключиться по шагам и чем рискует тот, кто останется на бумаге.

Короткий ответ. С 1 сентября 2026 года транспортная накладная на коммерческую автоперевозку оформляется в электронном виде — это касается грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя (экспедиторы переводят в цифру свои экспедиторские документы). Для перехода нужны квалифицированная электронная подпись и договор с аккредитованным оператором электронных перевозочных документов. Отсрочки самой обязанности нет; до 1 марта 2027 года действует лишь нештрафуемый период дорожного контроля — за бумажную накладную инспекторы ограничиваются устным замечанием.

Содержание

• Что такое ЭТрН и как она устроена
• Кто обязан перейти на электронные накладные
• Кого обязанность не касается
• Как перейти: пошаговая инструкция
• Как оформляется электронная накладная на практике
• Сколько накладных оформлять: разбор сложных схем
• Приложение для водителя: как подписывать и показывать инспектору
• Сроки и нештрафуемый период
• Что будет, если остаться на бумаге
• Частые вопросы

Что такое ЭТрН и как она устроена

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это транспортная накладная в виде электронного документа, который подписывается квалифицированными электронными подписями сторон перевозки и передаётся в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Напрямую с ГИС ЭПД бизнес не работает — между компанией и системой стоит аккредитованный оператор электронных перевозочных документов. Оператор предоставляет сервис для создания и подписания накладных и сам передаёт данные государству. Схема та же, что с онлайн-кассами и ОФД: вы работаете с коммерческим сервисом, а он отчитывается в систему.

Обязательный электронный вид с 1 сентября 2026 года ввёл Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Кроме транспортной накладной в цифру переводятся:

• заказы и заявки на перевозку грузов автотранспортом;
• экспедиторские документы;
• грузовые накладные на воздушном и железнодорожном транспорте.

Кто обязан перейти на электронные накладные

Обязанность распространяется на все стороны коммерческой автоперевозки груза:

Ключевой момент, который многие упускают: обязанность привязана к договору перевозки, а не к виду деятельности. Если вы кондитер и заключаете с транспортной компанией договор перевозки тортов в другой город — вы, как правило, грузоотправитель, и накладная по вашей отправке должна быть электронной. Точная роль определяется договором: например, при самовывозе силами нанятого покупателем перевозчика грузоотправителем может оказаться сам покупатель. В моей практике именно «неперевозчики» — интернет-магазины и оптовики — узнают о таких обязанностях последними: новости про логистику они просто не читают.

Отдельная тема — маркированные товары: у них свой электронный документооборот через УПД и систему маркировки, и перевод перевозочных документов в цифру делает всю цепочку прозрачнее. Как устроена сама маркировка — в разборе «Честный знак: маркировка товаров».

Кого обязанность не касается

Исключения делятся на две группы. Первая — ситуации, когда транспортная накладная не нужна вовсе, потому что договора перевозки нет: вы везёте собственный груз собственным транспортом (в том числе между своими подразделениями) или покупатель забирает товар своей машиной. Осторожно: если между вашими филиалами груз везёт наёмный перевозчик — договор перевозки есть и электронная накладная нужна.

Вторая группа — случаи, когда накладная оформляется, но в бумажной форме. Их закрытый перечень утвердил Минтранс (приказ от 01.06.2026 № 262), среди них:

• перевозки грузов военного назначения, где стороной выступает Минобороны;
• перевозка для физлица для личных нужд;
• грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо;
• технический сбой у участников обмена или операторов, зафиксированный в установленном порядке;
• населённые пункты без доступа к интернету из перечня Правительства;
• отдельные специальные случаи: иностранная компания без аккредитованного филиала, каботажные перевозки перевозчиков из ЕАЭС, перевозка драгоценных металлов и камней.

⚠️ Важно: исключения трактуются узко. «Мы возим редко» или «у нас маленькие партии» — не исключение: объём и регулярность перевозок роли не играют. Если есть договор перевозки и вашего случая нет в перечне Минтранса — нужна электронная накладная.

Как перейти: пошаговая инструкция

Шаг 1. Оформите квалифицированную электронную подпись

От имени организации и ИП титулы накладной подписываются квалифицированной электронной подписью. У директора и ИП она, скорее всего, уже есть — та же, что для отчётности и ЭДО. Уполномоченным сотрудникам оформляется подпись физлица плюс машиночитаемая доверенность. Водителю собственная КЭП не обязательна: в предусмотренных случаях допускаются простая или неквалифицированная подпись в приложении оператора. Как получить подпись и что для этого нужно — в инструкции про электронную подпись для ИП.

Шаг 2. Выберите оператора ЭПД

Работать с ГИС ЭПД можно только через аккредитованного оператора — их перечень публикует Минтранс. Сервисы предлагают крупные игроки ЭДО: если у вас уже есть оператор электронного документооборота для счетов-фактур, начните с вопроса к нему — скорее всего, у него есть и модуль перевозочных документов, а интеграция с вашей учётной системой уже готова.

На что смотреть при выборе:

• интеграция с вашей учётной программой (1С, МойСклад и т. п.);
• мобильное приложение для водителя;
• роуминг с операторами, которых используют ваши контрагенты;
• цена за документ или пакетный тариф.

Подключение через нас. Мы официальные дистрибьюторы сервиса «Платформа ЭПД» — это один из аккредитованных операторов, и подключить вас к нему мы можем напрямую, без посредников.

Как устроены деньги, чтобы вы понимали порядок цифр:

💡 Совет: если вы только получаете грузы (интернет-магазин, розница, склад), вам, скорее всего, вообще не нужно ничего платить: входящие документы бесплатны. Зарегистрируйтесь и подписывайте накладные поставщиков — этого достаточно, чтобы не выпасть из цепочки с 1 сентября.

Платят только те, кто документы отправляет — грузоотправители и перевозчики. Тарифы у нас те же, что на самой платформе: мы не накручиваем сверху, а помогаем с подключением и настройкой.

Подключить электронные накладные

Шаг 3. Договоритесь с контрагентами

Электронная накладная — документ многосторонний: если перевозчик подключён, а грузополучатель нет, цепочка подписания не замкнётся. До сентября стоит письменно уведомить постоянных контрагентов о переходе и зафиксировать в договорах перевозки условие об электронном документообороте.

Шаг 4. Проведите тестовую перевозку

Оформите одну-две реальные перевозки в электронном виде как можно раньше. Первый блин почти всегда комом: у водителя не открывается документ, подпись просрочена, контрагент подписывает не тем сертификатом. Лучше ловить это в сентябре, пока дорожный контроль ограничивается замечаниями, чем в марте под санкциями.

Как оформляется электронная накладная на практике

Электронная накладная состоит из нескольких разделов — «титулов», которые стороны подписывают по очереди, повторяя жизненный цикл перевозки:

1. Грузоотправитель создаёт накладную в сервисе оператора, заполняет данные о грузе и подписывает свой титул КЭП.
2. Перевозчик подписывает титул о приёме груза. Водитель при проверке на дороге предъявляет накладную в электронном виде — обычно через приложение оператора по QR-коду, но допускается показать и визуализацию документа или его бумажную копию.
3. Грузополучатель при приёмке подписывает титул о получении груза.
4. Перевозчик после выгрузки подписывает титул о сдаче груза. Каждый подписанный титул оператор по мере готовности передаёт другим участникам и в ГИС ЭПД; вместе титулы и составляют накладную.

Для бухгалтерии итоговый документ равнозначен бумажной накладной: он подтверждает факт перевозки и расходы на неё. Если налоговая запросит документы по сделке, ЭТрН выгружается из электронного архива оператора — это быстрее, чем искать бумагу в папках. Что делать, когда такой запрос пришёл, я разбирал в статье про ответ на требование налоговой.

Сколько накладных оформлять: разбор сложных схем

На простой перевозке «один отправитель — одна машина — один получатель» вопросов не возникает. Настоящая путаница начинается там, где точек несколько или груз собирается от разных заказчиков. Базовое правило простое: одна накладная описывает одну пару «откуда — куда», поэтому чаще всего документов будет столько же, сколько адресов.

Отдельный сюжет — самовывоз. Здесь всё решает не то, чья машина, а есть ли договор перевозки. Если покупатель забрал товар собственным транспортом, накладная не нужна вовсе: хватит УПД или ТОРГ-12 и путевого листа. Но стоит покупателю нанять для вывоза транспортную компанию, как договор перевозки появляется, и накладная становится обязательной. При этом грузоотправителем в ней будет, как правило, сам покупатель — он заказчик перевозки, даже если груз физически лежит на вашем складе.

⚠️ Важно: решите этот вопрос с контрагентом до отгрузки, а не в момент погрузки. Спор «кто из нас грузоотправитель» на пандусе стоит дороже, чем пять минут разговора накануне.

Груз приняли не целиком

В моей практике частичная выдача — самая частая нештатная ситуация. В июле 2026 года Минтранс вместе с ФНС и операторами ГИС ЭПД согласовал по ней алгоритм (позиция рабочей группы, отдельного нормативного акта пока нет). Логика такая: исходная накладная остаётся открытой и едет дальше вместе с остатком груза, а на выданную часть оформляется новая. Возвращать машину и переоформлять всю перевозку заново не нужно.

Тем же разъяснением закрыли и вопрос про замену машины или водителя в пути: документооборот продолжается по текущей накладной, а не начинается с нуля.

Накладная, которую никто не закрыл

Риск, о котором мало кто думает заранее: если грузоотправитель и перевозчик подписали свои титулы, а получатель — нет, перевозка не считается завершённой, а документ так и висит незакрытым.

Практический вывод: подключиться к электронному документообороту должны все участники цепочки. Ваш идеально настроенный процесс не спасёт, если склад покупателя не умеет подписывать накладные. Проверяйте готовность контрагентов до первого рейса.

Груз едет через промежуточный склад

Здесь Минтранс тоже дал прямой ответ: выдача груза на промежуточный склад юридически закрывает текущий рейс. Перевозчик закрывает действующую накладную на складе, а дальнейшую доставку оформляют отдельной накладной: свои отправитель и получатель, свой договор.

Кто станет грузоотправителем во второй накладной, зависит от роли склада: если он принял груз себе и сам организует доставку — он же и грузоотправитель; если склад только перевалочный пункт, отправителем остаётся владелец груза.

Возим только своё и только своим транспортом

Формально накладная не нужна: нет договора перевозки — нет и документа, достаточно путевого листа и внутренних документов. Но на практике бывает полезно связать конкретный груз с конкретной машиной, и тогда компания оформляет накладную, где сама выступает во всех трёх ролях сразу. Это вспомогательный документ для внутреннего учёта и подтверждения при проверках, а не обязанность. Учтите: такой сценарий поддерживают не все учётные системы — до первой такой накладной спросите оператора и вендора учётной системы, проходит ли схема, где одна компания выступает и отправителем, и перевозчиком, и получателем.

Приложение для водителя: как подписывать и показывать инспектору

Отдельный вопрос, который волнует и перевозчиков, и самих водителей: что теперь делать в рейсе, если бумаги нет.

Работает это через мобильное приложение оператора. У «Платформы ЭПД», к которой мы подключаем, приложение так и называется — «Платформа ЭПД», оно есть в RuStore, Google Play и App Store. Что в нём делает водитель:

1. Видит весь пакет документов по рейсу — накладная, заявка, сопутствующие документы под рукой в телефоне.
2. Подписывает документы на погрузке и выгрузке — простой электронной подписью (ПЭП). Своя квалифицированная подпись водителю не нужна: юридическую силу документу придаёт перевозчик, подписывая его КЭП. Это снимает главный страх — «что, всем водителям теперь покупать подписи?». Нет, не всем.
3. Показывает QR-код инспектору ГИБДД — тот считывает его своим служебным ПО и видит документ в системе. Если QR по какой-то причине не сформировался, допускается показать визуализацию документа на экране или распечатанную копию.

💡 Совет перевозчику: установите приложение и прогоните один рейс до того, как это станет критично. Типичные затыки одинаковы у всех: у водителя не установлено приложение, нет доступа в интернет на погрузке, не разобрались, где подписывать. Один тестовый рейс снимает все три.

Сотрудников в личный кабинет можно добавлять без ограничений и без доплаты за каждого — платите вы только за отправленные документы, водители в тариф не входят.

Сроки и нештрафуемый период

Обратите внимание: «нештрафуемый период» — это не отсрочка обязанности, а обещание не наказывать на дороге. Сама электронная форма обязательна с 1 сентября 2026 года, и бумажная накладная с этой даты — документ, оформленный с нарушением порядка. У алкогольной продукции свой, отдельный контур: с 1 марта 2026 года легальность её оборота подтверждается специальными электронными сопроводительными документами через ЕГАИС и систему маркировки — это не то же самое, что ЭТрН.

Ещё одна причина не тянуть до марта: крупные грузовладельцы и федеральные перевозчики переводят документооборот сразу — им невыгодно держать два процесса. Я ожидаю, что небольшой поставщик с бумажной накладной станет для них неудобным контрагентом уже осенью. Реальный срок диктует не только закон, но и ваш самый крупный заказчик.

Что будет, если остаться на бумаге

Нештрафуемый период закрывает только один фронт — дорожный контроль, и только до 1 марта 2027 года. Остальные риски возникают сразу с 1 сентября 2026 года:

1. Налоги. Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку для УСН «доходы минус расходы» и налога на прибыль, а расходы должны подтверждаться документами, оформленными по законодательству (ст. 252 НК РФ). Накладная в ненадлежащей форме — готовый повод для спора о снятии расходов, и «нештрафуемый период» на дороге здесь не защищает.
2. Дорожный контроль. До 1 марта 2027 года — устное замечание, после — риск штрафа за отсутствие надлежащего перевозочного документа.
3. Контрагенты. Отказаться принять груз из-за формы накладной по закону нельзя, но проблемы возникнут в другом: заказчик может не принять ваши документы к оплате и учёту, а условия об электронном документообороте всё чаще прописываются в договорах — их нарушение даёт повод для претензий.

Специальный состав штрафа именно «за бумажную накладную» законодатель пока не вводил — ставка сделана на мягкую миграцию. Моё мнение: отдельная санкция появится ближе к 2027 году, по той же логике, по которой ужесточали кассовую дисциплину. Ждать её введения перед стартом перехода — плохая стратегия.

Обзор остальных изменений этой осени — от цифрового рубля до новых правил торговли — в сводной статье «Что меняется для бизнеса с 1 сентября 2026 года».

Если сомневаетесь, попадают ли ваши перевозки под обязанность, — приходите, посмотрим ваши договоры и скажем, что именно вам нужно: хочу разобраться с переходом на ЭТрН.

А если решение уже принято и нужно просто подключиться — сделаем это за вас: регистрация в «Платформе ЭПД», настройка обмена с контрагентами и обучение сотрудников. Настройка — от 5 000 ₽, входящие документы бесплатны навсегда: подключить ЭТрН под ключ.

Связанные материалы

• Что меняется для бизнеса с 1 сентября 2026 года — сводный обзор всех сентябрьских изменений: цифровой рубль, штрафы, ТК, торговля.
• Электронная подпись для ИП — с КЭП начинается любой электронный документооборот, включая ЭТрН.
• Честный знак: маркировка товаров — как устроен электронный документооборот по маркированным товарам.
• Ответ на требование налоговой — как подтверждать расходы на перевозку, когда налоговая запрашивает документы.

Частые вопросы

Я ИП, вожу грузы на своей «Газели». Мне нужна ЭТрН?

Да, если вы возите чужие грузы по договору перевозки — вы перевозчик, и с 1 сентября 2026 года накладные по вашим рейсам оформляются электронно. Вам нужны КЭП и договор с оператором ЭПД; в рейсе удобнее всего работать через мобильное приложение оператора, хотя предъявить инспектору можно и визуализацию документа или бумажную копию.

Я продаю товары и отправляю их транспортной компанией. Это моя обязанность или перевозчика?

Обеих сторон. Транспортная компания не сможет оформить электронную накладную в одиночку: вы как грузоотправитель подписываете свой титул документа. Крупные перевозчики обычно сами предлагают клиентам подключение к своему сервису — но рассчитывать на это заранее я бы не стал, уточните у своего.

Покупатель вывозит товар с моего склада — кто оформляет накладную?

Зависит от того, есть ли договор перевозки. Если покупатель приехал на своей машине — накладная не нужна, оформляйте отгрузку УПД или ТОРГ-12 и путевым листом. Если он нанял транспортную компанию, накладная обязательна, и грузоотправителем в ней обычно выступает сам покупатель как заказчик перевозки.

Машина развозит груз по нескольким адресам — можно одну накладную на всех?

Нет. На каждую точку выгрузки оформляется своя накладная, то же правило действует и для нескольких точек погрузки. Исключение одно: если грузы нескольких заказчиков консолидировал на своём складе экспедитор и груз перешёл к нему во владение — дальше едет одна накладная, а грузоотправителем в ней выступает сам экспедитор.

Что будет, если получатель не подпишет накладную?

Перевозка не будет считаться завершённой, а документ останется незакрытым. Если это уже случилось — выясните причину: чаще всего получатель просто не подключён к оператору или у ответственного нет доверенности на подписание. Пока накладная не закрыта, держите под рукой подтверждения самой доставки (отметки на складе, переписку) — они пригодятся и для расходов, и для спора об оплате. На будущее: подключиться к электронному документообороту должны все участники цепочки, проверяйте это до первого рейса.

Нужна ли водителю электронная подпись и что он показывает инспектору?

Своя квалифицированная подпись водителю не нужна: в приложении оператора он подписывает документы простой электронной подписью, а юридическую силу документу придаёт перевозчик своей КЭП. Инспектору ГИБДД водитель показывает QR-код в приложении — тот считывает его служебным ПО. Допускается предъявить и визуализацию документа на экране или бумажную копию.

Что делать, если у контрагента другой оператор ЭПД?

Работать через роуминг между операторами — он предусмотрен системой, как и в обычном ЭДО. При выборе оператора заранее уточните, с кем настроен роуминг.

Сколько стоит переход на электронные накладные?

Из обязательного: КЭП (для ИП и директора выпуск бесплатный в удостоверяющем центре ФНС; сертифицированный токен, если его ещё нет, — порядка 2 000–3 000 ₽, а в ряде случаев можно обойтись приложением «Госключ») и тариф оператора ЭПД.

Дальше зависит от вашей роли. Если вы только принимаете грузы — платить не за что: входящие документы бесплатны. Если отправляете, документы оплачиваются пакетами: 100 штук — 1 000 ₽, 1 000 штук — 5 000 ₽, и чем больше пакет, тем дешевле документ. Для малого объёма перевозок это сотни рублей в месяц, а не десятки тысяч. Настройка документооборота «под ключ», если разбираться самому некогда, — от 5 000 ₽.

Мы дистрибьюторы «Платформы ЭПД» и подключаем по тем же тарифам, что и сама платформа: подключить электронные накладные.

Можно ли до 1 марта 2027 года спокойно работать на бумаге?

Нет. Обязанность оформлять накладные электронно действует с 1 сентября 2026 года; до 1 марта 2027-го вас лишь не будут штрафовать на дороге. Налоговые риски по подтверждению расходов и претензии контрагентов «нештрафуемый период» не закрывает. Разумная стратегия — подключиться осенью 2026 года и провести первые перевозки в спокойном режиме.

Нужна ли ЭТрН при доставке моих товаров на маркетплейс?

Если товар на склад маркетплейса везёт наёмный перевозчик по договору перевозки — да, вы грузоотправитель. Если отвозите собственным транспортом без договора перевозки — накладная не обязательна.

Об авторе

Владимир Алдушин — основатель агентства «Владимир Алдушин. Бухгалтерия и право». Помогаем ИП, самозанятым и малому бизнесу работать без штрафов и налоговых сюрпризов. Более 500 клиентов прошли регистрацию, выбрали режим налогообложения и выстроили безопасную схему работы с нашей командой.

Об агентстве и услугах

---

Информация актуальна на август 2026 года. Законодательство может измениться. Для решения конкретной ситуации рекомендуем обратиться за индивидуальной консультацией. Статья носит информационный характер и не является налоговой консультацией.